Diese Anleitung setzt InDesign Grundkenntnisse voraus.
Zum Basiswissen eines jeden Polygrafen sollte heute die Formularerstellung in Acrobat gehören. Die meisten haben sicher auch schon vom Formularmodus gehört oder ihn angewendet. Leider treffe ich im Alltag aber immer noch viel zu oft halb patzig bis schlampig gemachte Formulare an. Diese sind meistens nicht absichtlich schlecht gemacht, sondern weil man es nicht besser weiss. Bei einigen herrscht immer noch der Glaube vor, dass es mit der automatischen Formularerkennung getan ist. Dem ist aber nicht so. Die Formularerkennung kann ein Anfang sein ohne Feintuning im Adobe Acrobat Pro sind diese Formulare jedoch meist wenig wert.
Seit dem CS 6 bietet Adobe eine wunderbare neue Palette an: Schaltflächen und Formulare. Die Versierten unter euch werden jetzt sagen, dass das doch gar keine neue Palette ist. Schaltflächen gibt es schon länger. Das ist natürlich richtig aber den Zusatz «… und Formulare» haben sie erst seit dem InDesign CS 6 spendiert bekommen.
Die Palette findet man unter Fenster › Interaktiv und man kann bis auf das Barcode-Feld alle Formularfelder anwählen: Kontrollkästchen
Kontrollkästchen im Detail
Oben das Fenster für die Kontrollkästchen. Unter dem Namensfeld können wir eine Aktion definieren, die beim Anwählen ausgeführt werden soll.
Darunter sehen wir das Erscheinungsbild. Dort können wir definieren, wie die verschiedenen Status aussehen sollen. Wollen wir ein eigenes Sujet benutzen kann man durch doppelklicken in die gruppierte Kontrollbox das Häkchen löschen und sein eigenes Sujet in die Auswahl einfügen.
Die Beschreibung entspricht der Quick-Info und ist vor allem bei barrierefreien Formularen wichtig. Die Checkboxen sollten selbsterklärend sein. Der Schaltflächenwert hingegen ist relativ wichtig. Diesen benötigen wir, damit sich Kontrollkästchen (bei Bedarf) wie Optionskästchen gegenseitig ausschliessen.
Standarmässig sind immer alle Kontrollkästchen auswählbar. In der Regel verwendet man sie auch dann, wenn man Mehrfachauswahlen erlauben möchte. Will man aber, dass sie sich gegenseitig ausschliessen (z. B. bei Herr und Frau) erreichen wir das ohne grossen Aufwand:
- Wir benennen alle Kästchen, die sich ausschliessen sollen gleich (z. B. Herr, Frau und Firma benennen wir mit «Geschlecht»). Somit «gruppieren» wir diese drei Kästchen.
- Wir geben unterschiedliche Exportwerte ein. Ich handhabe es so, dass ich bei Herr «Herr» eintrage, bei Frau «Frau» usw.
Auf diese Weise schliessen sich die Kontrollkästchen gegenseitig aus.
Textfelder im Detail.
Der Aufbau der Textfeld-Palette ist praktisch identisch mit der Kontrollkästchen-Palette. Es fehlt einfach das Erscheinungsbild und dafür kann man die Textgrösse definieren. Leider aber ist das Definieren der Schrift (noch) nicht möglich.
Kombinationsfeld im Detail
Beim Kombinationsfeld haben wir die Möglichkeit die verschiedenen Listenelemente für unser Dropdown-Menü zu definieren. Dies können wir mit dem + zufügen und mit dem – wieder löschen. Damit das Dropdown-Menü für den Endnutzer verständlicher wird, ist es von Vorteil, wenn man als erster Text etwas in der Art von «Bitte wählen Sie aus» einsetzt. Dieser muss an oberster Stelle stehen und mit dem Cursor markiert werden, damit es im PDF immer als Standardwert verwendet wird. Das funktioniert bei mehreren Boxen man muss einfach die obere Zeile markieren und dann das Kombinationsfeld abwählen.
Das Listenfeld verhält sich genau gleich, es unterscheidet sich lediglich in der Darstellung der einzelnen Punkte.
Optionsfeld im Detail
Das Optionsfeld verhält sich gleich wie das Kontrollkästchen. Von der Funktionalität her ist es einfach von anfang an selbstausschliessend. Optionsfelder werden meist dann angewendet, wenn man den Endnutzern eine entweder/oder-Wahl geben möchte.
Schaltflächen
Schaltflächen sind eine Art «Button» auf die man diverse Befehle legen kann. Zum Beispiel «Reset Formular», «Formular drucken», «Formular mailen» usw. Sie dienen hauptsächlich der Navigation und des Handlings des Formulares (für Menschen, die in der Acrobat-Menüführung nicht so sattelfest sind zum Beispiel). Sie können auf «nicht druckend» gesetze werden, sodass sie zwar im Formular sicht- und bedienbar sind auf dem Ausdruck aber nicht erscheinen.
Unterschriftfeld im Detail
Zum Unterschriftsfeld gibt es nicht viel zu sagen. Es besitzt dieselben Optionen, wie alle anderen Felder. Es ermöglicht einem, seine digitale Unterschrift zu setzen.
Haben wir unser Formular erstellt und soweit alle Formularfelder definiert, können wir ein PDF exportieren. Dabei ist es wichtig, dass wir ein interaktives PDF exportieren, da das Druck-PDF keine Formularfelder kennt.
Somit haben wir unser PDF-Formular im InDesign erstellt. Wie es im Acrobat verfeinert wird, folgt in einem späteren Teil.
Beispiel eines PDF-Formulars im InDesign:
Beispiel desselben Formulars in Acrobat: